Assistente virtual – Carreira do Presente e do Futuro

Assistente virtual Secretária remota

Vamos falar sobre uma carreira promissora e que muitos desconhecem a possibilidade, trata-se da Assistente virtual ou também conhecida por secretária remota.

Embora o trabalho de secretariado remoto/assistência virtual (AV) esteja em ascensão e seja cada vez mais difundido no mundo de negócios, ainda há muita confusão e desinformação sobre o assunto.

Existem dúvidas sobre o que este profissional realmente faz e por que seu papel é tão importante para empreendedores, empresas, agências, profissionais liberais, startups, youtubers e blogueiros que precisam de suporte para organizar seus projetos e suas vidas.

No Brasil, este mercado tem se expandido muito nos últimos anos como consequência da crise econômica e, mais recentemente, da crise pandêmica que tem transformado as relações de trabalho também no âmbito global.

Em uma época em que bots estão começando a ser usados em larga escala, é importante ressaltar que este artigo tratará apenas de assistentes virtuais humanos, com habilidades e competências reais.

Qual é a função de uma secretária remota/assistente virtual?

O secretariado remoto surgiu na década de 1990 como resultado do boom da tecnologia, permitindo que as empresas contratassem colaboradores independentes para organizar suas vidas profissionais.

Assim, o trabalho que antes era obrigatoriamente presencial passou a ser também delegado a assistentes virtuais graças ao advento da internet.

Portanto, como o próprio nome diz, este profissional assessora remotamente seu(s) cliente(s) realizando tarefas administrativas, financeiras, comerciais e operacionais previamente acordadas.

Como essa lista de tarefas é muito extensa e extremamente diversa, resolvemos destacar aqui alguns dos principais serviços oferecidos por esses profissionais.

Que serviços costumam ser oferecidos por assistentes virtuais?

Gerenciamento de mídias sociais

– Assessoria completa a comunicadores digitais, blogueiros e youtubers

– Produção de relatórios e planilhas

– Controle de contas a pagar e a receber

– Prospecção e gestão de clientes e fornecedores

– Contratação de serviços gerais

– Criação de conteúdo para blogs e ghostwriting

– Geração de leads

– Gerenciamento de e-mails

– Digitação, edição, revisão e transcrição de documentos

– Planejamento de viagem

– Gerenciamento de Projetos

– Criação de páginas de vendas

– Gerenciamento do lançamento de produtos

– Controle de agenda

– Organização de arquivos

– Manutenção do WordPress

– Pesquisa de conteúdo

– Pesquisa de palavras-chave

– Atendimento e direcionamento de chamadas

– Faturamento e contabilidade

– Divulgação

– Edição de vídeos

– Catalogação de produtos

… e muito mais!

Em que áreas o assistente virtual pode atuar?

Apesar de isso não ser uma regra, clientes costumam dar preferência a assistentes virtuais completas, ou seja, que sejam capazes de desempenhar a maior quantidade de tarefas possível, ainda mais neste momento em que o mercado está tão aquecido e altamente concorrido. 

Como você vê é uma profissão interessante e pode enfocar várias áreas, sendo que você pode montar o seu escritório em sua casa e realizar serviços para empresas, empreendedores, médicos, dentista e até mesmo para outros freelances.

O ideal é que você coloque no papel todas as habilidades que já aprendeu em empregos anteriores e descubra que tipos de serviços você pode prestar.

Não uma definição exata de tudo o que pode fazer esse profissional. Portanto, use sua criatividade e construa o seu Mix de serviços.

Por isso, caso você esteja pensando em entrar para o time dos assistentes virtuais, você deverá ter certas habilidades e características essenciais que certamente ajudarão você a ter sucesso na sua jornada!

Características que um assistente virtual deve ter

  • Confiabilidade

Clientes buscam contratar pessoas confiáveis, sobretudo pelo fato de assistentes virtuais estarem acessíveis somente online durante grande parte do tempo.

Por isso, ao receber uma tarefa, é importante desempenhá-la com eficiência, seguindo todas as indicações e pedidos feitos pelo cliente.

É importante entregar tudo dentro do prazo definido a fim de criar um senso de confiança e credibilidade junto ao cliente, fortalecendo assim sua parceria.

  • Excelente Comunicação Oral e Escrita

Ter ótimas habilidades comunicacionais orais e escritas é imprescindível para trabalhar como secretária remota.

Como o contato é feito 100% virtualmente, os clientes dependem de e-mails, ligações, plataformas de mensagens e videochamadas para se comunicar.

Dessa maneira, ter um bom domínio da escrita e saber se expressar com clareza certamente ajudará a proporcionar uma experiência positiva para todos os envolvidos no projeto.  

  • Organização

Ter um bom senso de organização é fundamental para cumprir qualquer cronograma sendo essa, portanto, uma qualidade vital para qualquer secretária remota já que será necessário lidar diariamente com e-mails, senhas, compromissos, lembretes, checklists e prazos dos clientes.

Atualmente, existem plataformas de gerenciamento que ajudam a centralizar as informações mais importantes e acompanhar prazos de maneira coordenada e estruturada.

  • Automotivação e Vontade de Aprender

Como a rotina dos assistentes virtuais, assim como a de muitos outros freelancers, costuma ser solitária, é preciso ter a automotivação e disciplina necessárias para manter o foco e priorizar as solicitações urgentes.

Além disso, é preciso ter muita proatividade e disposição para aprender, afinal, essa é uma carreira que apresenta desafios diários, já que as demandas e prioridades costumam sofrer frequentes modificações.

  • Excelente Digitação

Digitar com eficiência é uma habilidade exigida à maioria dos assistentes virtuais, afinal, o trabalho é quase todo pautado em prazos e cronogramas que devem ser devidamente cumpridos.

Ao apresentar suas demandas, os clientes esperam entregas rápidas, portanto, digitar com agilidade é uma das chaves para se destacar nesta carreira.

Muitas empresas exigem uma velocidade de digitação de pelo menos 60 palavras por minuto com 100% de precisão.

A boa notícia é que atualmente existem ferramentais online gratuitas que podem ajudar você a desenvolver ainda mais suas habilidades de digitação.

  • Bom Gerenciamento de tempo

Assistentes virtuais normalmente têm que dar conta de vários clientes e agendas, portanto, é fundamental saber administrar o tempo com sabedoria para se tornarem eficientes profissionais multitarefas.

O estilo de gerenciamento de tempo dependerá das necessidades específicas de cada cliente.

  • Experiência/Especialização

Ainda que você não tenha diploma em secretariado ou cursos em assistência pessoal, financeira ou comercial, você certamente gerencia a sua agenda (e a dos seus filhos), marca consultas, planeja viagens e cumpre prazos.

Como vimos acima, tudo isso faz parte das responsabilidades de um assistente virtual, o que capacita você a se aventurar nessa área. 

No entanto, apesar de não ser obrigatório, ter especialização e experiência no setor pode ser um diferencial valioso para sua carreira, sobretudo aos olhos de clientes que precisam de atendimento a um alto volume de demandas específicas.

  • Conhecimentos de Informática

Por fim, mas não menos importante: secretárias remotas devem ser proficientes em informática, sua principal ferramenta de trabalho.

Saber o básico de programas como Microsoft Word, Google Docs e Excel é vital para conseguir realizar boa parte das tarefas solicitadas pelos clientes.

Além disso, saber navegar pela internet e usar programas e aplicativos como o Google Suite (que inclui recursos importantíssimos como o Google Agenda, o Google Forms, o Google Meet entre outros) é imprescindível para uma carreira de sucesso.

Como é realizada a contratação dos assistentes virtuais?

Assistentes virtuais podem ser freelancers ou MEI (Microempreendedores Individuais), e geralmente cobram por hora ou por pacote mensal.

Os valores variam de acordo com as atividades a serem realizadas, carga horária, alcance de metas, entre outros fatores que devem ser acordados previamente com o cliente.

É muito importante manter uma planilha de controle de seus orçamentos e solicitar ao cliente um documento em que conste sua job description (descrição de trabalho) para evitar dores de cabeça futuras.

Conclusão

A assistência virtual vem conquistando cada vez mais espaço no mercado profissional brasileiro e mundial, e podemos dizer com tranquilidade que esta é uma profissão do futuro, afinal, o modelo trabalho remoto veio para ficar e os clientes precisam, mais do que nunca, de profissionais competentes para otimizar seus processos e trazer bons resultados para seus negócios.

Portanto, o secretariado remoto é muito mais do que simplesmente trabalhar por conta própria – é uma oportunidade de ter uma carreira mais flexível na qual você terá muito mais autonomia e qualidade de vida.

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