Ferramentas de Gestão de Tempo para Freelances

ferramenta de gestão de tempo

Você sabe gerir o seu tempo? A gestão de tempo pode ser um problema para alguns.

Então, Hoje queremos apresentar algumas ferramentas de gestão de tempo que levarão a sua organização a outro patamar.

Todo freelancer consolidado no mercado ou não, além de executar suas tarefas propriamente ditas, também tem de arcar com muitas outras responsabilidades.

Essas atividades são tarefas como analisar todas as propostas recebidas, elaborar/examinar contratos, fazer pesquisas, atender clientes, cumprir prazos, fazer as edições/revisões solicitadas, acompanhar pagamentos, fazer contabilidade, imposto de renda, monitorar faturamento e muito mais!

Com todas essas responsabilidades e atividades a serem cumpridas, manter-se focado é uma prioridade.

Acontece que, por mais organizado e disciplinado que você seja, os estímulos e as distrações do mundo moderno estão sempre rondando e podem acabar prejudicando sua produtividade num piscar de olhos.

Aliás, a produtividade do freelance é o tema de outro artigo.

Uma simples pausa para dar uma olhadinha nas redes sociais ou para assistir vídeos divertidos no YouTube pode rapidamente se transformar num enorme obstáculo e desregular todo o planejamento do seu dia.

Como não há chefe para dar ordens e estabelecer prioridades, só você e mais ninguém pode (e deve) lutar contra o temido fantasma da procrastinação que insiste em atormentar. 

Como vencer a falta de concentração no home office?

A única maneira de vencer esse grande desafio do trabalho freelance é criando hábitos e estratégias para gerenciar seu tempo de maneira eficaz:

  1. Faça uma lista de tarefas

Fazer uma lista de tarefas é uma excelente maneira de começar seu dia de trabalho, mas cuidado: não acrescente mais tarefas do que você é capaz de fazer e enumere-as de acordo com a prioridade de cada uma.

Você pode usar legendas como: Urgente-urgentíssimo/Delegar/Sem Prioridade Definida.

Isso ajudará a manter seu foco e a reduzir seu nível de estresse, principalmente se você tiver uma longa lista de afazeres pela frente.

Há pessoas que preferem usar o Google Calendar, outras são adeptas de agendas físicas e há ainda quem goste de colar adesivos coloridos na parede ou ao redor do computador com as tarefas a serem executadas naquele dia – o que realmente importa é encontrar maneira ideal para você se organizar!

  • Crie uma rotina

Ainda que isso seja difícil dependendo da sua carreira, tente definir uma carga horária de trabalho, pois criar uma rotina também te ajudará a manter a concentração.

Portanto, tente dormir e acordar mais ou menos no mesmo horário todos os dias, estabeleça horários para fazer refeições e não deixe de fazer pausas para descansar por alguns minutos – seus olhos cansados de olhar fixamente para a tela vão lhe agradecer.

Durma de 7 a 8 horas por noite para render o máximo possível – um freelancer exausto é um freelancer improdutivo.

  • Minimize as distrações

Você não precisa checar seu e-mail o tempo todo, muito menos se inteirar sobre o que está acontecendo nas redes sociais de hora em hora.

A não ser que você seja um social media ou trabalhe com marketing digital, seguem abaixo algumas estratégias valiosas:

– Desative as notificações do seu smartphone ou tablet enquanto estiver trabalhando;

– Caso seu trabalho lhe permita, coloque o telefone em modo avião para evitar ligações indesejadas que te tirem do foco;

– Evite deixar seu smartphone/tablet perto de você – coloque-os em outro cômodo, se possível, para evitar a tentação de usá-los sem motivo;

– Caso você se depare com artigos interessantes online, coloque-os nos favoritos para ler mais tarde;

– Desative o wi-fi quando suas tarefas não exigirem internet.

  • Defina prazos

Ainda que o cliente diga que o deadline do projeto é indefinido, você mesmo deve se organizar para definir o prazo e cumpri-lo.

Atribuir prazos para si mesmo é uma excelente forma de se manter focado e organizado.

  • Saiba dizer “não” efetivamente

É comum, principalmente para iniciantes, querer abraçar o mundo com as pernas.

Porém, caso você esteja se sentindo sobrecarregado, diga “não” educadamente e explique seus motivos para o cliente.

Assumir responsabilidades que não serão devidamente cumpridas é um grande erro, pois além de deixar uma enorme mancha na sua reputação como freelancer, não trará nada além de estresse e ansiedade. 

  • Divida projetos extensos em tarefas menores

Projetos muitos extensos podem ser assustadores, deixando qualquer freelancer um pouco atordoado a princípio.

Para gerenciar seu tempo da melhor maneira possível, você precisa aprender a dividir esse trabalho em etapas menores e se dedicar a cada uma delas antes de passar para a próxima.

Existem aplicativos que ajudam a fazer isso, como o Be Focused Pro, por exemplo.

  • Use uma ferramenta de gerenciamento de tempo

Os aplicativos de gestão de tempo para freelancers funcionam como uma espécie de assistente pessoal – além de ajudarem a administrar o tempo com eficiência, o que é essencial quando se é pago por hora, eles também automatizam tarefas repetitivas, acrescentam clareza ao processo de trabalho e mantêm todos os projetos organizados em um só lugar.

Um bom aplicativo deve ser flexível e integrar inúmeras funções para que você possa controlar suas tarefas de acordo com suas necessidades – melhor ainda se ele tiver uma versão gratuita para que você possa testar todas as suas funcionalidades antes de investir na ferramenta.

Para ajudar você a encontrar o aplicativo ideal, listamos abaixo alguns dos melhores softwares de gerenciamento de tempo para freelancers:

Toggl –  esta ferramenta é excelente para quem trabalha com vários projetos ao mesmo tempo, pois ajuda a configurá-los e gerenciá-los em apenas alguns minutos.

Com o Toggl, você pode ajustar e visualizar todo o seu planejamento numa linha do tempo, usar quadros de interface simples para criar fluxos de trabalho personalizados, marcar tarefas como prioritárias e movê-las de pendentes para concluídas.

Além disso, adicionar detalhes como comentários e prazos e você ainda pode compartilhar o acesso com clientes usando um simples URL para atualizá-los sobre o andamento dos projetos.

  • TopTracker – este software oferece uma variedade de recursos para monitorar seu tempo de trabalho de forma fácil, prática e gratuita!

O aplicativo para desktop é uma combinação de ferramenta de gerenciamento de tempo e processador de pagamentos.

O aplicativo possui um cronômetro que monitora o tempo gasto em cada tarefa, faz capturas de tela e permite que você rastreie seu tempo de faturamento.

HourStack – esta ferramenta visual ajuda freelancers a planejarem e controlarem seus horários, garantindo que se mantenham organizados e sigam seu planejamento.

Ele oferece insights muito úteis sobre como utilizar melhor seu tempo e é possível ainda criar agendas, organizar e reorganizar processos de trabalho, dividir seu tempo de trabalho por projeto e visualizar seus resultados através de gráficos intuitivos.

  • Due – este aplicativo rastreia dados a fim de calcular valores faturáveis para que você possa cobrar seus clientes por projeto executado.

Ele não só analisa sua produtividade, mas também oferece insights para melhorar seus processos de trabalho e aumentar sua lucratividade.

Conclusão

Ser freelancer tem muitas vantagens, sobretudo no atual momento em que vivemos, porém, também exige uma série de habilidades como autodisciplina, boa comunicação, organização e gerenciamento de tempo adequado.

Como vimos neste artigo, otimizar seu tempo é a chave para uma carreira de sucesso.

Dessa forma, esse deve ser um de seus objetivos como freelancer – quanto maior for a sua produtividade, maior será sua lucratividade e, como resultado, melhor será sua qualidade de vida a longo prazo.

Portanto, não permita que o tempo se torne um vilão em sua vida profissional – torne-o seu aliado nessa jornada.

Para isso, siga as estratégias acima, experimente alguns dos softwares de gestão de tempo recomendados e se prepare para ver inúmeras mudanças positivas em sua rotina freelance.

O tempo é o senhor da razão e, neste caso, do sucesso!

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